Учреждение знака «Отличный вагонник» для поощрения рядового и начальствующего состава вагонного хозяйства железнодорожного транспорта являлось со стороны государства признанием вклада железнодорожников в оборону страны и разгром врага.
Право награждения знаком предоставлялось Народному комиссару путей сообщения, начальникам главных и центральных управлений НКПС, начальникам дорог, начальникам управлений военно-восстановительных работ фронтов и начальникам служб железных дорог.
Согласно положению о знаке его вручали лицам начальствующего и рядового состава вагонных служб, показавшим образцы дисциплины и отличного выполнения правил технической эксплуатации, ухода за вагонным парком, обеспечения четкого и безаварийного движения поездов по графику, обеспечения высокой производительности труда и качества работы и др.
О награждении знаком объявлялось в приказе с занесением в трудовую книжку награждаемого.